La Carta Gantt funciona como un cronograma en el que se definen un conjunto de actividades o tareas que deben realizarse dentro de un plazo de tiempo determinado. La idea de este documento es poder planificar la ejecución de proyectos de forma organizada, optimizando los tiempos de realización, priorizando unas actividades sobre otras o estableciendo tiempos para ejecutar actividades de forma simultánea con el objetivo de acelerar los procesos del proyecto.

Lo ideal para realizar tu Carta Gantt consiste en que elabore una tabla que permita enumerar cada una de las actividades, en listar las actividades a llevarse a cabo, identificar al responsable de cada actividad a ejecutarse, definir la fecha de inicio y fin de la actividad, y dejar un cuadro de observaciones para actualizar cualquier novedad presentada en el proyecto. Este documento es flexible y puedes personalizarlo para actualizar el estado del proyecto con el fin de medir el avance del mismo, resaltando actividades que estén finalizadas, en proceso, retrasadas o inconclusas.

La Carta Gantt es una herramienta fundamental para hacer seguimiento a las actividades que deberán ser ejecutadas durante el plazo del proyecto con el objetivo de llevar un orden y evaluar su avance.

Las cartas o diagramas de Gantt tienen numerosos beneficios que nos pueden ayudar a ordenar las tareas, a optimizar el tiempo y a mejorar la productividad. En concreto, los principales beneficios son:

• Unifican en un único documento las tareas de todo el equipo.

Cada miembro conoce en todo momento sus tareas y las de sus compañeros, logrando así un mayor conocimiento tanto de las tareas propias como de las de los compañeros del grupo.

• Evitan confusiones.

Cada miembro conoce exactamente qué es lo que tiene que hacer y cuándo hacerlo, por lo que no hay pérdidas de tiempo en aclarar cuáles son los cometidos de cada uno.

• Aportan información sobre la fase en la que se encuentra el proyecto.

Las cartas Gantt permiten al jefe del grupo conocer de forma rápida en qué fase de desarrollo se encuentra el proyecto del grupo de trabajo.

• Ayudan a ver qué defectos hay en la planificación de las tareas.

Si hay algún fallo en la planificación el responsable de la carta podrá realizar las modificaciones que correspondan, de modo que será más complicado caer en el mismo error en futuros proyectos.

• Facilitan la distribución de recursos.

Al ser un documento tan gráfico, el coordinador puede conocer en todo momento qué áreas son las que requieren de más recursos.

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